Để xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, các nhà trường cần thực hiện theo 8 bước:
Bước 1. Cử ra Ban chỉ đạo ISO trong nhà trường:
Cần phải cử ra một ban chỉ đạo ISO để triển khai việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong nhà trường. Ban chỉ đạo này gồm có Ban giám hiệu, Công đoàn, các Tổ chuyên môn, đại diện Tổ văn phòng, Ban thanh tra. Ban chỉ đạo ISO chịu trách nhiệm lập kế hoạch triển khai việc xây dựng, áp dụng các quy trình ISO trong nhà trường, tổ chức việc thực hiện các quy trình, kiểm tra thường xuyên việc vận hành hệ thống ISO trong nhà trường.
Bước 2. Lập kế hoạch triển khai hệ thống:
Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, trước tiên chúng ta cần phân tích và xác định được các hoạt động cần được quy trình hóa, chuẩn hóa trong nhà trường. Chỉ ra các công việc cụ thể cần làm đối với từng bộ phận, từng cá nhân ; nêu rõ trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận cá nhân đó trong công tác ISO. Sau khi phân tích các nội dung đó, chúng ta có thể xây dựng kế hoạch thực hiện.
Bước 3. Xây dựng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng:
Căn cứ vào thực tế hoạt động, mục đích, nhiệm vụ của nhà trường mà Ban chỉ đạo thống nhất xây dựng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của nhà trường và các Tổ chuyên môn với những nội dung, chỉ tiêu cụ thể.
Bước 4. Thông báo trong Hội đồng nhà trường:
Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO là một thay đổi quan trọng quyết định mọi hoạt độngtrong nhà trường. Vì vậy, cần phải thông báo cho toàn thể Hội đồng nhà trường biết và thực hiện.
Bước 5. Chuẩn bị tài liệu:
Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu bắt buộc theo các yêu cầu của các điều khoản trong tiêu chuẩn. Và nhà trường phải soạn thảo mọi tài liệu liên quan để đáp ứng với các tiêu chuẩn ISO. Dựa vào bộ tài liệu ISO được cung cấp, chúng ta sẽ điều chỉnh, viết thêm các quy trình nội bộ khác phù hợp với thực tế của nhà trường.
Bước 6. Thực hiện các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng ISO:
Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài tiệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và áp dụng trong Tổ chuyên môn, Tổ văn phòng và tất cả các bộ phận khác của nhà trường. Đối với cấp THCS, cần chú ý thực hiện 6 quy trình khung và các quy trình như đã thống nhất.Bước này đòi hỏi phải có sự kiên trì, đồng nhất từ tất cả các bộ phận trong nhà trường. Ban chỉ đạo ISO thường xuyên theo dõi, giám sát việc thực hiện các quy trình đã được xây dựng.
Bước 7. Tiến hành đánh giá nội bộ:
Việc thực hiện ISO 9001: 2015 yêu cầu tổ chức phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức thông qua việc đánh giá nội bộ. Chính vì vậy, tại các nhà trường cần lên kế hoạch kiểm tra việc thực hiên các quy trình ISO đã xây dựng 6 tháng 1 lần, có báo cáo rút kinh nghiệm trong nhà trường.
Bước 8. Thực hiện đăng ký ISO 9001:
Đây là bước quan trọng để một đơn vị có được chứng nhận ISO. Khi đã đạt chứng nhận các quy trình cần tiếp tục, thường xuyên được bổ sung và hiệu chỉnh để phù hợp với đặc trưng của đơn vị sự nghiệp và thực tế quản lý tại đơn vị. Ý thức tích cực tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đã được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001 của cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường cũng cần được nâng cao. Thường xuyên bám sát các quy trình ISO và nghiêm túc thực hiện mới có thể duy trì và giữ vững được giá trị của hệ thống chất lượng ISO 9001-2015.